Корпоративный портал в медиахолдинге – за и против
Корпоративный портал (КП) позволяет организовать единую точку входа во все бизнес-процессы компании. Какие здесь могут быть плюсы, минусы и подводные камни, попробуем разобраться в данной статье.
Что такое КП?
Начнем с основных понятий. Корпоративный портал – это специальное программное обеспечение, которое позволяет вести учет и оптимизацию бизнес-процессов вашей компании, объединить всех пользователей в едином пространстве и обмениваться информацией между сотрудниками.
Доступ к порталу может происходить через программу-клиента, веб-интерфейс или мобильное приложение.
Основная цель создания корпоративного портала – объединение всех информационных потоков в одном месте. Каждый сотрудник получает свой логин/пароль и соответствующие права доступа.
Виды порталов
Сейчас на рынке существует с десяток различных систем, стоимость поставки которых варьируется от нуля и до нескольких миллионов рублей.
Серьезные коммерческие системы – это огромные комплексы, установка и внедрение которых представляет собой отдельный дорогостоящий процесс, но об этом расскажем чуть ниже.
Различаются и функциональные особенности, которые зачастую могут быть подключены к ядру системы в виде дополнительных модулей. Это может быть CRM, форум, сервис IP-телефонии или обмена файлами, мессенджер и многое другое.
Цель внедрения
Самый сложный вопрос – зачем нам корпоративный портал? Если вы как руководитель холдинга знаете ответ – отлично! Если нет, давайте попробуем представить возможные варианты.
Мысль о внедрении корпоративного портала обычно приходит на этапе бурного роста компании. Новые офисы и сотрудники, резкий рост количества документов, отчетов и согласований – все это, как снежный ком, накрывает компанию на всех уровнях: от курьера и до генерального директора. Указания могут поступать исполнителю одновременно по электронной почте, мобильному телефону и непосредственно голосом, причем в некоторых случаях эти указания могут даже противоречить друг другу. Количество ваших внутренних и внешних клиентов исчисляется тысячами, при этом история отношений и объемы поставок известны только одному человеку, которые ведет учет в одному ему известном “секретном” файле.
Все это приводит к необходимости упорядочивания и структурирования потока данных в компании.
При всей эффективности современного ПО главное слагаемое успеха предприятия – ваш персонал. Корпоративный портал может ускорить и упростить многие процессы, но не может превратить в профессионалов безответственных и неопытных сотрудников.
Процесс ради процесса или в нашем случае – внедрение ради внедрения – это ошибочный путь развития. Увеличить прибыль, ускорить обмен информацией между подразделениями и сотрудниками – вот примеры правильной постановки задачи для внедрения портала.
Функционал КП
Если ваш холдинг представляет собой сложную техническую структуру – например, радиостанцию или ТВ-канал, – то необходимо организовать централизованное хранение всей документации. Это можно оформить в виде рабочей группы, доступ к которой имеют только технические специалисты вашей компании. Пароли для доступа и схемы коммутации оборудования, контактные данные контрагентов и партнеров, параметры оказываемых услуг и архив инструкций – все это будет находиться в едином информационном пространстве. Резервное копирование и история изменений каждого документа позволяют увидеть все этапы редактирования и при необходимости получить доступ к предыдущему экземпляру файла.
Корпоративный портал с модулем CRM позволяет отслеживать все этапы работы с клиентами и анализировать эффективность отдела продаж. При необходимости вы можете организовать доступ в определенные разделы КП и внешних сотрудников – например, аутсорсинговую компанию.
Если компания представляет собой территориально распределенную структуру, то единое пространство виртуально объединит всех сотрудников холдинга. Это позволит оперативно оповещать персонал о новостях компании, изменениях в работе офисов, новых сотрудниках и даже о наступающих днях рождения.
Широко используется во многих компаниях функционал “Задачи”. Данный модуль упорядочивает регулярные процессы и помогает оценить временные затраты и загрузку персонала. Настройки прав доступа четко задают условия – кто, когда и кому может ставить те или иные задачи. Напоминания позволяют не забыть о задачах, срок реализации которых подходит к концу. Автоматическая аналитика выполненных задач легко предоставит готовые показатели эффективности персонала – KPI.
Интеграция в корпоративный портал почтового сервиса и IP-телефонии позволяет контролировать работу менеджеров. Наличие электронной базы контрагентов, архива переписки и запись разговоров смогут застраховать компанию от потери контактов при увольнении сотрудника.
Автоматизация бизнес-процессов заметно ускоряет выполнение стандартных процедур. Приведем пример. Сотрудник технического отдела добавил счет на оплату для закупки нового оборудования. Автоматическое уведомление получит технический директор, который оценит необходимость и соответствие данной покупки бюджету. Информацию о новом счете в системе бухгалтерия получит только в том случае, если технический директор поставил свою визу – “согласовано”. Такой механизм позволяет выявить ошибку в заказе и избавить бухгалтерию от технических подробностей, которые будут решены уровнем “ниже”. Мы привели здесь простейший бизнес-процесс, но при необходимости можно выстроить разветвленную схему автоматического принятия решений, в которой будут участвовать десятки или даже сотни людей.
Для повышения эффективности совещаний можно перевести в электронную форму весь процесс – от оповещения участников и до подведения итогов и последующего делегирования задач на выполнение.
В сфере медиатехнологий у многих компаний имеются свои собственные ноу-хау и инновационные разработки, которые еще не реализованы в готовых “коробочных решениях”. Не беда – составляете грамотное ТЗ, нанимаете команду программистов и получаете принципиально новый функционал, интегрированный в ваш КП. Таким образом, можно перенести в виртуальное пространство логически сложные и уникальные решения вашей сферы бизнеса.
Подводные камни
Один из самых больших подводных камней – ошибочное представление о легкости внедрения. Ну что, стоит нам начать пользоваться этим сервисом? По сути это обычный вебсайт! Первая и главная проблема – неготовность ваших сотрудников пользоваться сервисом на все 100%. Бессмысленно вносить в CRM информацию о половине проведенных встреч с клиентами, а вторую половину записывать в собственный блокнот.
Если мы планируем для инсталляции серьезный коммерческий продукт, то стоимость внедрения иногда может превышать стоимость самого ПО. Такие порталы обычно охватывают весь функционал компании – от бухгалтерии до службы охраны, – а это значит, что необходимо обучить всех сотрудников компании работе с новым инструментом. Такое обучение потребует найма дополнительного персонала, что тоже стоит денег.
Недешево обходится и техническая сторона вопроса – аренда или покупка серверов, оплата услуг технической поддержки. Запуск любого корпоративного портала требует наличия как минимум одного системного администратора, выделенного на поддержку пользователей. С развитием сервиса и вовлечением все большего числа сотрудников количество таких администраторов будет только расти. Обновление продукта в большинстве случаев платное, о чем не стоит забывать при планировании бюджета.
Отметим, что немаловажным является не только техническое, но и логическое управление. Все действия на вашем портале должны регламентироваться. В противном случае вы можете оказаться в ситуации, когда у сотрудника “висят” десятки просроченных/невыполненных задач, а он и не собирается ими заниматься или отвечает не по существу вопроса. Решить такую проблему корпоративный портал не сможет, здесь нужен именно административный ресурс.
Выводы
В заключение давайте попробуем сформулировать основные плюсы и минусы внедрения корпоративного портала.
Плюсы:
- Единое информационное пространство, доступное из любой точки планеты.
- Возможность автоматизации бизнес-процессов.
- Автоматический расчет KPI для определенных групп сотрудников. Например, для отдела продаж или службы технической поддержки.
- Создание базы знаний компании (Wiki).
- Создание архива документации с разграничением доступа.
- Наличие большого количества внешних модулей для расширения функционала или интеграции КП в другое ПО (IP-телефония, бухгалтерия и т.п.).
Минусы:
- Сложность внедрения и планирования сроков внедрения. Возможны ситуации, когда полноценный запуск корпоративного портала в холдинге не будет завершен никогда.
- Человеческий фактор – не все сотрудники будут готовы полностью перейти на работу в КП.
- Как и любое ПО, корпоративный портал требует технического сопровождения, оплаты подписки или платежей за возможность обновления.
- Информационная безопасность. Централизованное хранение всех данных компании требует особых мер по предотвращению несанкционированного доступа. Такая задача может быть не по силам обычному системному администратору. Комплекс мер может включать в себя дополнительный инструктаж пользователей, организация шифрования данных, VPN-сетей и т.п.
Сложной задачей является и выбор куратора внедрения со стороны вашей компании, ведь от его компетенций очень сильно зависит итоговый результат!
