Волонтеры: где искать и как правильно с ними работать

Где искать

Самые распространенные каналы поиска — социальные сети, СМИ, организованные группы волонтеров и сарафанное радио. Но для начала нужно определить, ищете вы людей с какими-либо определенными навыками или это не определяющий критерий поиска. Если в вашем городе проходят мероприятия, на которые привлекают волонтеров, вы можете объединиться с их организаторами и обмениваться базой помощников, или найти локальные сообщества в социальных сетях посвященные волонтерству.

Когда привлекать

Ищите волонтеров, когда точно знаете объем работы: сколько вам нужно людей и на какие задачи. Чем детальнее вы пропишете обязанности, тем быстрее найдете помощников. Совершенно неправильно устанавливать дополнительные требования, когда волонтер уже присоединился к проекту. Все должно быть оговорено в самом начале. Если есть сайт или группа в социальных сетях, разместите там ответы на все главные вопросы, которые могут возникнуть у людей.

Зачем это волонтеру

Позаботьтесь заранее о том, чего ждет от вас человек и какая у него мотивация, чтобы знать, подходит ли он вам и что вы должны ему дать взамен. Кто-то хочет просто быть причастным к интересному событию, классной идее или известному бренду. Кто-то присоединяется к проекту затем, чтобы обзавестись единомышленниками или профессиональными связями. Поэтому нужно организовать работу так, чтобы волонтеры максимально взаимодействовали друг с другом и другими участниками и организаторами события. Иногда волонтеры присоединяются к тем проектам, которые рассматривают в качестве своего будущего места работы.

Познакомьте волонтеров с командой, расскажите, как все устроено. Важно заранее сообщать обо всех бонусах и условиях сотрудничества. Каждая компания может предложить что-то свое: еду, трансфер до места работы или бесплатное посещение всех событий, которые вы проводите. Также вы можете вручить небольшие подарки: наклейки, ручки, футболки, резиновые браслеты с символикой вашего проекта. Помните, что почти всегда волонтерам нужны рекомендательные письма или отзывы.

Как отбирать претендентов

Каждому кандидату нужно ответить, что его заявка принята или отклонена. Во втором случае необходимо объяснить почему. Следующий этап — встречи с волонтерами, на которых вам нужно подробно презентовать проект или мероприятие, рассказать о целях и задачах, а также познакомиться с ними. Идеально, когда каждый волонтер может высказаться в формате: кто он, почему ему это интересно и что он планирует получить от сотрудничества. После встречи становится понятно, кого из кандидатов вы приглашаете в проект.

Волонтеров можно обучить: организовать курсы, подготовить статьи или инструкции. На этапе отбора можно дать небольшое тестовое задание, чтобы понять, кто вам подходит и действительно хочет помогать. Все это создаст определенную ценность и мотивирует человека, так он поймет, что в ваш проект всех подряд не берут. Прежде всего нужно отобрать ответственных и вовлеченных кандидатов, а уже потом выбирать удобный канал и форму взаимодействия.

Как работать

Когда вы определили команду волонтеров, нужно выбрать удобный канал для связи. Это может быть группа в социальных сетях или чат в любом мессенджере — там нужно оперативно размещать информацию о том, когда вам нужен волонтер и что от него требуется. Также можете сформировать базу с информацией о кандидате: имя, телефон, почта, чем занимается и чем может помочь. По этой базе можно делать рассылку и информировать обо всех проектах и встречах.

Важно, чтобы у волонтеров был главный координатор, который распределяет всех по местам и объясняет, что требуется от помощника. Постоянно контролируйте процесс и помогайте волонтерам, чтобы они не чувствовали себя брошенными. Также важно вовлекать людей в процесс, чтобы они понимали, что имеют право высказаться или предложить идею, что-то оптимизировать или сделать лучше.

Волонтер не должен чувствовать, что выполняет какую-то черную работу, поэтому с ним нужно вести себя на равных. Все должны быть одинаково вовлечены в процесс. Например, если нужно расставить стулья, то вместе с волонтерами это должен делать кто-то из команды организаторов.

Как оценивать работу

Главные критерии — соблюдение графика и качество выполненной работы. Лучше всего оценивать это совместно с волонтером, чтобы он понял, что сделал и что не сделал. Но в то же время помните, что волонтер — это не работник, он ничего вам не должен. Поэтому будьте готовы, что иногда люди обещают и не приходят. Рассчитывайте свои ресурсы так, чтобы можно было исправить ситуацию. Например, пригласите чуть больше волонтеров, чем нужно.

В случае если человек неоднократно подводил вас, можно отметить это в базе. Это будет значить, что вы больше на него не рассчитываете. Важно объяснить, чего лишается человек, если нарушает условия сотрудничества. Например, всех бонусов или рекомендательного письма. Но в любом случае старайтесь сохранить нормальные отношения.

Примеры того, как волонтеры помогают проектам

«Том Сойер Фест», Самара

Источник